Qué Gastos Son Deducibles Para Autónomos

Como autónomos, sabemos que cada euro que invertimos en nuestro negocio puede marcar la diferencia entre una declaración de impuestos favorable y una que nos deje sin aire. Pero aquí está el punto clave: no todos los gastos que hacemos son deducibles. Entender qué gastos podemos restar de nuestros ingresos es fundamental para optimizar nuestra situación fiscal y evitar sorpresas desagradables con la Agencia Tributaria. En esta guía, te mostraremos de forma clara y práctica cuáles son los gastos que realmente cuentan como deducibles, cuáles no, y cómo documentarlos correctamente para que tu declaración de IRPF sea impecable.

Gastos de Funcionamiento del Negocio

Los gastos de funcionamiento son la base de cualquier negocio autónomo. Son aquellos que generamos de forma regular y directa para que nuestra actividad pueda desarrollarse. Estos gastos son completamente deducibles, siempre que estén justificados y documentados.

Suministros y Materiales

Todos los suministros que utilizamos en la producción o prestación de nuestro servicio son deducibles. Hablamos de:

• Material de oficina: papel, bolígrafos, carpetas, tinta para impresoras
• Herramientas y equipos: cualquier herramienta o equipo inferior a 300 euros (o el equivalente según tu comunidad autónoma)
• Materias primas: si tu negocio requiere de componentes o materiales específicos para la producción
• Software y licencias: programas informáticos necesarios para tu actividad
• Consumibles: gasolina para máquinas, tóner, cartuchos, etc.

Lo importante es que estos gastos deben estar directamente relacionados con tu actividad profesional. Si trabajas en el sector de hostelería, por ejemplo, los gastos en alimentos y bebidas son deducibles. Si eres consultor, los gastos en software especializado lo son también.

Alquiler y Servicios Básicos

Este es uno de los gastos más importantes y frecuentes para los autónomos:

Gasto¿Deducible?Notas

Alquiler de oficina/local	Sí	100% si es uso exclusivo profesional
Electricidad	Sí	Solo la parte proporcional si es espacio compartido
Internet y telefonía	Sí	La parte profesional del gasto
Agua y gas	Sí	Proporcional al espacio dedicado
Basura	Sí	Según el área de actividad
Seguros de responsabilidad	Sí	Totalmente deducibles

Un detalle importante: si trabajas desde casa, puedes deducir una parte proporcional de estos gastos. Por ejemplo, si tu casa tiene 100 metros cuadrados y dedicás 20 metros cuadrados exclusivamente para el trabajo, puedes deducir el 20% de estos gastos.

Gastos de Personal y Gestión

Cuando tu negocio crece, es probable que necesites ayuda. Los gastos relacionados con el personal y la gestión profesional son totalmente deducibles si los documentas correctamente.

Salarios y Cotizaciones Sociales

Si tienes empleados, estos gastos son completamente deducibles:

• Salarios brutos: los sueldos que pagas a tus trabajadores
• Seguridad Social: las aportaciones patronales a la Seguridad Social
• Cotizaciones adicionales: seguros de accidentes laborales, fondos de pensiones complementarios
• Bonificaciones y pagas extras: cualquier compensación laboral

Es fundamental tener toda la documentación en orden: nóminas, recibos de cotización, contratos laborales. La Agencia Tributaria verifica estos gastos con especial atención.

Servicios Profesionales Externos

No siempre podemos hacer todo por nosotros mismos. Estos gastos son deducibles:

• Asesoría fiscal y contable: los honorarios de tu gestor o asesor son completamente deducibles
• Servicios legales: consultas con abogados, trámites legales
• Diseño gráfico y web: si contratas a profesionales para tu marca
• Traducción y corrección: si es necesario para tu actividad
• Servicio técnico: mantenimiento de equipos informáticos

Cuando contratas estos servicios, debes solicitar siempre factura o recibo con IVA desglosado. Esto es esencial para poder justificar los gastos ante la Agencia Tributaria.

Gastos de Transporte y Movilidad

Los desplazamientos relacionados con tu actividad profesional tienen un tratamiento especial. Aquí debemos ser cuidadosos, ya que la línea entre lo deducible y lo personal puede ser confusa.

Los gastos de transporte profesional son deducibles cuando se utilizan exclusivamente para la actividad empresarial. Esto incluye:

• Combustible: para vehículos dedicados exclusivamente a la actividad profesional
• Peajes y aparcamientos: durante desplazamientos profesionales
• Mantenimiento y reparación: cambios de aceite, neumáticos, reparaciones
• Seguro del vehículo: la parte proporcional si el coche se usa para negocio
• ITV y multas de tráfico por incumplimientos: aunque es debatible, generalmente no son deducibles

Un punto importante: si utilizas tu coche personal para actividades profesionales, puedes optar por deducir un gasto fijo por kilómetro (establecido cada año por la normativa fiscal) en lugar de documentar cada gasto. Para 2024, este importe oscila entre 0,19 y 0,26 euros por kilómetro, dependiendo de tu comunidad autónoma.

Los viajes y desplazamientos (hoteles, billetes de transporte, comidas) durante viajes de negocio también son deducibles si están debidamente justificados con documentación.

Gastos de Formación y Actualización

En un mundo que cambia constantemente, la formación es clave para mantener nuestra competitividad. Los gastos en capacitación y actualización profesional son completamente deducibles.

Qué puedes deducir:

• Cursos profesionales: formación específica en tu sector
• Congresos y conferencias: asistencia a eventos profesionales
• Libros y material educativo: libros técnicos, publicaciones especializadas
• Suscripciones a plataformas educativas: cursos online, webinars
• Certificaciones profesionales: gastos para obtener certificados necesarios
• Taller y seminarios: cualquier evento de aprendizaje relacionado con tu actividad

La clave es que la formación debe estar directamente relacionada con tu actividad profesional. Un consultor puede deducir cursos de gestión empresarial, pero no un curso de repostería (a menos que sea un repostero autónomo).

Por ejemplo, si trabajas en la industria del gaming o apuestas online como consultor, los gastos en cursos sobre regulación de gambling, análisis de datos o marketing digital serían totalmente deducibles. Incluso el acceso a plataformas especializadas como una plataforma de casa de apuestas esports y casino para investigación o estudio del mercado podría considerarse formación profesional.

Gastos que No Son Deducibles

Tan importante es saber qué puedes deducir como saber qué no puedes. Estos gastos no pueden restarse de tus ingresos:

Gastos personales y familiares:

• Comida, ropa y artículos de uso personal
• Gastos médicos o farmacéuticos (salvo excepciones)
• Educación de hijos (excepto si son empleados de tu negocio)

Gastos de capital (inversiones importantes):

• Vivienda principal (aunque sea tu oficina)
• Vehículos personales usados para ocio
• Equipos informáticos o maquinaria de alto valor inicial (estos se deprecian, no se deducen inmediatamente)

Multas, sanciones y tributos:

• Multas de tráfico
• Sanciones de la Agencia Tributaria
• Impuestos (IRPF, IVA, Seguridad Social como trabajador autónomo)

Gastos mixtos sin justificación:

• Comidas y cenas sin evidencia de propósito profesional
• Viajes de vacaciones
• Regalos y agasajos sin moderación

Un consejo práctico: si tienes dudas sobre si un gasto es deducible, consulta con tu gestor o asesor fiscal. Mejor prevenir que remediar con la Agencia Tributaria.